Spotkania biznesowe służą różnym celom. Część z nich to cykliczne spotkania z pracownikami. Inne są okazją do nawiązania branżowych kontaktów czy zdobycia nowych klientów. Ich organizacja jest więc niezwykle ważnym przedsięwzięciem. Wiele z nich staje się bowiem wizytówką firmy.
Właściwie przygotować
Ponieważ charakter spotkań jest różny, w różny sposób się je przygotowuje. Zawsze jednak trzeba zadbać o to, by nie przebiegły one w sposób chaotyczny. A to wymaga wysiłku.
Gdy już się sprecyzuje charakter, należy ustalić listę uczestników i zastanowić się, jaki rezultat chce się osiągnąć i co mają zyskać inni, biorący udział w spotkaniu. W wydarzeniu powinny uczestniczyć jedynie te osoby, które są niezbędne. Jeśli podczas spotkania mają być ustalane istotne rzeczy, optymalna liczba to 5-6 osób. Większa grupa będzie brana oczywiście pod uwagę w przypadku spotkania integracyjnego. Tu zaprasza się całą załogę, czy poszczególne działy firmy.
Zanim wszystko się odbędzie, należy też zdecydować, kto poprowadzi całość i wyznaczyć osoby odpowiedzialne za poszczególne punkty programu. Są to zazwyczaj pracownicy dobrze znający dany temat i będący w stanie wyjaśnić jego kontekst, przedstawić dane i umiejący odpowiedzieć na szczegółowe pytania.
Czas to pieniądz
Spotkania biznesowe odbywają się zazwyczaj w godzinach pracy i niewiele osób może sobie pozwolić na puste pogaduszki i marnotrawienie cennych minut. By tego uniknąć, należy odpowiednio wcześnie przesłać zaproszonym osobom agendę spotkania. Koło poszczególnych punktów programu warto zamieścić nazwisko osoby odpowiedzialnej za poprowadzenie dyskusji na dany temat. To umożliwi wszystkim lepsze przygotowanie się do rozmowy.
Bardzo istotne jest ustalenie kolejności tematów. Najważniejsze zagadnienia powinny się znaleźć na początku agendy. Może się bowiem zdarzyć tak, że nie wszystkie tematy uda się poruszyć. Czasem po prostu zabraknie czasu. Zaplanowane na koniec mniej istotne kwestie można będzie poruszyć podczas następnego spotkania.
Poza agendą warto wcześniej dostarczyć uczestnikom ważne materiały, by mieli szansę zapoznać się z tematem. Jeśli przemyślą go wcześniej, wyrobią sobie zawczasu opinię, zastanowią się, czego konkretnego chcieliby się jeszcze dowiedzieć, skróci to czas dyskusji.
Termin spotkania także należy ustalić sporo wcześniej, gdyż każdy z uczestników powinien mieć czas poustawiać swoje zadania i inne spotkania tak, by móc uczestniczyć w tym, konkretnym.
Warto też postarać się określić możliwie realistycznie czas, jaki jest potrzebny na poruszenie każdego z tematów.
Na dzień przed spotkaniem należy jeszcze raz upewnić się, czy każdy z zaproszonych na pewno przyjdzie, czy może komuś wypadło coś niespodziewanego. Przy okazji przypomni to zapominalskim i roztrzepanym, że już jutro powinni się pojawić w danym miejscu.
Może się niestety zdarzyć tak, że kilka kluczowych osób poinformuje, że jednak się nie stawią. W takim przypadku lepiej jest całość przesunąć na inny termin.
Spotkania cykliczne
No dobrze. Pozostaje jednak kwestia, gdzie te spotkania biznesowe powinny się odbywać? Szczególnie gdy są one regularne. Coraz częściej organizuje się je nie na terenie firmy, zapraszając uczestników do miejsca przystosowanego do charakteru planowanych spotkań. Dzięki temu nie trzeba wyposażać pomieszczenia w specjalistyczny sprzęt audiowizualny, instalować nagłośnienia itp.
Ważne jest, by rozważnie podejść do tematu. Przed podpisaniem umowy z właścicielem sali należy dokładnie przemyśleć, jaki dzień i godziny będą najodpowiedniejsze dla grupy osób, które powinny regularnie brać udział w spotkaniach.
Nie w firmie, ale gdzie?
Z kontrahentami i potencjalnymi klientami można się spotkać w restauracji czy kawiarni. Neutralne miejsce, poza firmą, powoduje, że druga strona czuje się swobodniej i traktowana na równych warunkach. Lepsza zaś atmosfera sprzyja negocjacjom. Jeśli jest to jednak większa grupa, to potrzebny może być duży monitor i mikrofony. To samo dotyczy cyklicznych spotkań pracowniczych. Tu wchodzą w grę sale konferencyjne czy też hotele.
Dogodnymi są te umieszczone w samym centrum lub stosunkowo blisko od centrum miasta, gdyż łatwiej się tam dostać nie tylko samochodem, ale i komunikacją miejską. Dobrze, gdy takie miejsce oferuje także jedzenie i napoje, a atmosfera tam panująca jest kameralna. Trzeba zwrócić uwagę na to, by nie panował tam gwar ani nie była puszczana głośna muzyka. Prowadzenie rozmowy w takich warunkach jest trudne i nieprofesjonalne.
Jeśli chodzi o Warszawę, wszystkie te warunki spełnia Arche Hotel Puławska Residence. Ten położony w niewielkiej odległości od centrum stolicy, Międzynarodowego Lotniska Fryderyka Chopina i siedzib wielu firm, obiekt ma bardzo dobrą ofertę dla biznesowych gości. Oddaje klientom do dyspozycji ponad 700 m² w pełni wyposażonej przestrzeni konferencyjno-bankietowej, z możliwością jej podziału na mniejsze sale. Zastosowany system ścian modułowych stwarza wiele możliwości aranżacji przestrzeni – tak, by dostosować się w pełni do organizowanego spotkania.
Jeśli więc firma zamierza wiązać się z kimś na dłuższy czas – warto rozważyć właśnie to miejsce!
Prosimy o kontakt w sprawie rezerwacji sal konferencyjnych
Arkadiusz Roś
Kierownik ds. sprzedaży
tel. +48 533 923 903
aros@arche.pl
Marta Bachor
Specjalistka ds. sprzedaży
tel. +48 533 039 056
mbachor@archehotelpulawska.pl
https://www.pulawskaresidence.com.pl/konferencje/sale-konferencyjne
